簡(jiǎn)單計(jì)算一下，您的企業(yè)一共保存了多少財(cái)務(wù)檔案? 是百萬級(jí)，還是千萬級(jí)? 在合思檔案的企業(yè)客戶中，有些客戶的檔案數(shù)據(jù)已達(dá)百萬、千萬，甚至億級(jí)以上。隨著檔案存儲(chǔ)介質(zhì)從“紙質(zhì)”到“電子”，企業(yè)需要管理的電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)也呈現(xiàn)指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)。如何管理爆發(fā)式的海量電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，成為企業(yè)財(cái)務(wù)檔案合規(guī)性存儲(chǔ)領(lǐng)域越來越重要的議題。
當(dāng)我們?cè)u(píng)價(jià)一個(gè)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)是否足夠“好”時(shí)，最關(guān)鍵的評(píng)價(jià)指標(biāo)之一就是——“數(shù)據(jù)管理能力”，其中包含采集、關(guān)聯(lián)、管理、查詢等諸多場(chǎng)景。合思檔案3.0實(shí)現(xiàn)——在使用基礎(chǔ)版硬件配置的情況下，支撐百萬級(jí)數(shù)據(jù)上億次交互，完成精準(zhǔn)匹配組裝，僅需10分鐘。高可用版搭配大數(shù)據(jù)查詢匹配方案，讓千萬級(jí)、億級(jí)數(shù)據(jù)的萬億次交互也“立等隨取”。
01
企業(yè)迫切需要高算力數(shù)字化檔案產(chǎn)品
因電子會(huì)計(jì)檔案管理要求的特殊性，企業(yè)面臨如下核心挑戰(zhàn)：
挑戰(zhàn)一：降低企業(yè)儲(chǔ)存成本，“電子原文件”如何瘦身成為重中之重
面對(duì)國(guó)家電子憑證數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的合規(guī)存檔要求及降低企業(yè)儲(chǔ)存成本需求，電子會(huì)計(jì)憑證的存儲(chǔ)從此前的單一版式文件變?yōu)閄ML、XBRL數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)，檔案系統(tǒng)必須能夠提取電子原文件中的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，同時(shí)還需要具備元數(shù)據(jù)級(jí)的查詢能力和動(dòng)態(tài)組裝可讀版式文件能力，滿足企業(yè)更細(xì)顆粒字段級(jí)查詢和可視化預(yù)覽服務(wù)。
因此，在財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的提取、組裝到調(diào)用方面，企業(yè)需要海量數(shù)據(jù)交互、秒級(jí)返回速度以及極高的數(shù)據(jù)性能，優(yōu)秀的算法邏輯才能調(diào)用服務(wù)資源、破解數(shù)字化存儲(chǔ)可讀性瓶頸，避免企業(yè)陷入將線下存儲(chǔ)的物理空間成本轉(zhuǎn)換為線上硬件存儲(chǔ)成本的怪圈，在合規(guī)存檔前提下真正降低企業(yè)存儲(chǔ)成本。
挑戰(zhàn)二：在降低前端業(yè)財(cái)信息化打通成本的要求下，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案證據(jù)鏈完整性
電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)最“值錢”的能力是財(cái)務(wù)檔案智能組裝。通過業(yè)務(wù)邏輯的匹配實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)組裝，釋放人力提高效率。若檔案系統(tǒng)不具備這樣的能力，這將對(duì)企業(yè)的前端信息化系統(tǒng)提出非常高的要求，即所有的檔案關(guān)聯(lián)關(guān)系都需要前端業(yè)財(cái)系統(tǒng)自行集成，自動(dòng)關(guān)聯(lián)，再推送關(guān)聯(lián)規(guī)則給電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，這類方式成本高、難度大、可實(shí)現(xiàn)度低，顯然不是企業(yè)的最佳選擇。
挑戰(zhàn)三：電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)量倍數(shù)增加，對(duì)系統(tǒng)算法、算力的要求幾何倍數(shù)增長(zhǎng)
對(duì)于大型企業(yè)而言，每月的檔案數(shù)據(jù)量可能是幾十萬甚至百萬。當(dāng)企業(yè)月單據(jù)為幾十萬量級(jí)時(shí)，這幾十萬的單據(jù)需要匹配幾百萬的憑證明細(xì)，這意味著檔案管理系統(tǒng)需要進(jìn)行幾百億甚至千億次的計(jì)算。要實(shí)現(xiàn)這樣的場(chǎng)景，企業(yè)需要一個(gè)算法強(qiáng)大的電子檔案管理系統(tǒng)，以免付出高昂的硬件成本。
綜上，企業(yè)需要的電子檔案管理系統(tǒng)，必須具備低硬件成本、高系統(tǒng)算力特點(diǎn)，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)復(fù)雜業(yè)務(wù)邏輯下檔案關(guān)系的自動(dòng)匹配與查詢。合思檔案經(jīng)過五年產(chǎn)品打磨，不斷迭代升級(jí)算法，并成功通過場(chǎng)景化的大數(shù)據(jù)壓力測(cè)試。合思檔案3.0實(shí)現(xiàn)——在使用基礎(chǔ)版硬件配置的情況下，支撐百萬級(jí)數(shù)據(jù)上億次交互，完成精準(zhǔn)匹配組裝，僅需10分鐘。
02
合思檔案3.0，破解企業(yè)檔案管理難題
合思檔案3.0，作為突出的單套制電子會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)，為企業(yè)檔案管理提供以下賦能：
優(yōu)勢(shì)一：強(qiáng)大的關(guān)聯(lián)匹配能力，解決跨系統(tǒng)、無固定關(guān)系的高量級(jí)電子憑證匹配問題
優(yōu)勢(shì)二：秒級(jí)查詢，多維度篩選條件，檢索更迅速、準(zhǔn)確
可配置的查詢條件：合思檔案支持將各個(gè)字段配置為查詢條件，字段由企業(yè)高度自定義；
多值查詢：檔案系統(tǒng)允許一個(gè)字段輸入多個(gè)值進(jìn)行查詢，企業(yè)用戶可以通過輸入多個(gè)值，提供更多篩選條件，從而精確地找到符合要求的檔案；
組合查詢：企業(yè)用戶根據(jù)實(shí)際需求自由組合查詢條件，可選擇多個(gè)字段進(jìn)行聯(lián)合查詢，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)更細(xì)致的篩選與過濾；
其他多種查詢操作：合思檔案支持范圍查詢、模糊查詢、導(dǎo)入式查詢等多種查詢操作；
優(yōu)勢(shì)三：數(shù)據(jù)可視化，實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值
通過合思檔案的數(shù)據(jù)沉淀及深度利用能力，將企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的海量數(shù)據(jù)從原有的平面化憑證轉(zhuǎn)化為實(shí)時(shí)可視、充分可利用的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，精準(zhǔn)支持企業(yè)業(yè)務(wù)決策。
優(yōu)勢(shì)四：安全穩(wěn)定，保障企業(yè)數(shù)據(jù)安全支持對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露和損壞。通過權(quán)限控制和數(shù)據(jù)加密等措施，可以保護(hù)數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時(shí)，還可進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)，以防止數(shù)據(jù)丟失和災(zāi)害發(fā)生。
03
企業(yè)實(shí)踐：合思檔案助力企業(yè)穿越紙電混合周期
憑借強(qiáng)大的算力支持，合思檔案助力客戶企業(yè)穿越紙電混合周期，解決內(nèi)外交困的財(cái)務(wù)檔案管理難題。例如，幫助年單據(jù)量2.6億的暢銷國(guó)民經(jīng)典零食品牌——徐福記，完成從傳統(tǒng)手工到業(yè)財(cái)一體的檔案管理實(shí)踐；賦能國(guó)內(nèi)高端整體廚柜及定制家居服務(wù)商——金牌櫥柜，實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)數(shù)據(jù)互聯(lián)，完成檔案數(shù)據(jù)全生命周期管理實(shí)戰(zhàn)，數(shù)據(jù)反映出了上述企業(yè)的管理成效。
徐福記：年單據(jù)量2.6億，從傳統(tǒng)手工到業(yè)財(cái)一體的檔案管理實(shí)踐
企業(yè)情況：月10萬+送貨單、1萬+驗(yàn)收單、年單據(jù)量2.6億，財(cái)務(wù)編制10-15人
金牌廚柜：多系統(tǒng)數(shù)據(jù)互聯(lián)，檔案數(shù)據(jù)全生命周期管理實(shí)戰(zhàn)
企業(yè)情況：年單據(jù)量629萬，裝訂匹配耗時(shí)+檔案利用耗時(shí)約96天/年。打印+空間成本預(yù)估32.37萬元/年
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